Asutustele

Kuidas saab kasutada dokumente, mis on rahvusarhiivi üle andnud? Kuidas leida üles oma asutuse arhiiv ja vajalik dokument?

Soovitame esmalt luua endale VAU-konto ning siduda see ID-kaardi, Smart-ID või Mobiil-IDga. Sellisel juhul ei pea parooli meeles pidama ning juurdepääsupiirangute korral saab kohe taotluse digiallkirjastada.

AISi – arhiivi infosüsteemi – leiab VAU avalehelt või internetiotsingust, ais.ra.ee.

Iga arhiiv saab vastuvõtmisel arhiivi tähise, nt ERA.5276. See on võti, mille järgi leiab nimistu kiiresti AISist üles. Sisestage tähis üldotsingusse.

Kui arhiivi tähis pole teada, saab otsida ka asutuse nimetuse järgi. Asutust, kelle tegevuse käigus on dokumendid loodud, nimetatakse arhiivinduse terminoloogias arhiivimoodustajaks. Sisestage sellele väljale asutuse nimetus. Näiteks, kui otsida sotsiaalministeeriumit, siis tuleb sakil „Täpsem otsing“ sisestada „Arhiivimoodustaja“ väljale sotsiaalministeerium.

Tasub meeles pidada, et rahvusarhiivi on materjale kogutud juba üle 100 aasta, seega võib siin leiduda mitu sama nimetusega asutust. Tulemuste hulgast valige õige, sageli on abiks piirdaatumid. Arhiivi pealkirjal klõpsates avaneb selle kirjeldus. Asutuse eri nimetusi ja ajalugu näeb sakil "Arhiivimoodustaja" ning sarjad avanevad sakilt "Allüksused".

NB! Võimalikud juurdepääsupiirangud on märgitud kas sarja tasandil või sellest allpool, säiliku tasandil.

AISis arhiivi pealkirjal klõpsates saab sirvida ainest ning otsida välja vajaminev(ad) säiliku(d). Igal säilikul on pealkiri ja leidandmed, nt ERA.5276.1.1.

Iga säiliku kohta tuleb koostada eraldi tellimus. Seda saab teha otse AISis, kui klõpsate nupul „Telli“. Samuti saab tellimusi esitada VAUs, kui on teada leidandmed: „Tellimused“ > „Leidandmed“.

Siinkohal liigub töövoog AISist edasi VAU-sse. Kui olete juba sisse loginud, satute otse enda kontole, kui mitte, siis küsib VAU sisselogimist.

Tellimuse esitamisel tuleb valida tellimuse liik. Vaatleme eraldi kahe peamise, laenutus- ja koopiatellimuse esitamist.

Laenutustellimus on säiliku tellimine vastavasse uurimissaali.

Valige tellimuse liigi alt laenutus.

VAU seob automaatselt säiliku uurimissaaliga, kus seda vaadata saab. Seejärel valige kasutuseesmärk. Ametialase kasutuse puhul soovitame valida muu ja vabatekstiväljale kirjutada nt ametialane.

Valige välja kõik säilikud, mida soovite uurimissaalis vaadata. Töölaual saab veel kõike muuta või kustutada. Seejärel kinnitage korraga kõik tellimused.

Uurimissaali eeskirja järgi on lubatud ühekorraga välja tellida kuni 15 säilikut. Kui on vaja läbi vaadata suurem hulk säilikuid, siis saab selles eraldi kokku leppida. Oma soovist andke palun teada meilitsi tallinn@ra.ee või tartu@ra.ee.

Koopiatellimus on tasuline teenus.

Valige tellimuse liigi alt koopia. Tavakasutuseks sobib tarbekoopia, trükikvaliteediga koopia on mõeldud erijuhtudeks, nt publitseerimiseks. Seejärel märkige, kas kopeerida tuleb terve säilik või ainult osa sellest. Näiteks, kui on teada lehekülg või dokumendi pealkiri, millest koopiat soovite, siis täitke väli „Osa säilikust“.

Koopiate tellimise kohta leiab rohkem teavet VAU rubriigist „Teenused“ > „Koopiate tellimine“.

Kui kõik säilikud on töölauale välja valitud, kinnitage oma koopiatellimus.

Viimane etapp on tasumise viisi valimine ja maksja andmete esitamine. Asutuse arve puhul täidab VAU väljad äriregistri abiga, käsitsi tuleb lisada e-arve aadress.

Kui koopiad on valminud, saadab süsteem välja arve (asutuse arve saadetakse e-arvekeskusele). Koopiate allalaadimise link saadetakse tellijale pärast makse laekumist.

Kõiki esitatud tellimusi ja nende seisu saab jälgida oma VAU kontol.

Teenus on mõeldud asutustele, kes tellivad sageli koopiaid. See võimaldab koopiad kohe kätte saada, ilma et peaks ootama e-arve laekumist, ning asutus saab ühe e-arve iga kuu lõpus.

• Asutus saadab rahvusarhiivile garantiikirja arvete tasumise kohta.
• Asutusele tehakse konto, millega seotakse ametnike VAU-kontod.
• Koopiatellimust esitades valib ametnik asutuse konto.
• Kui koopiad on valmis, saadetakse need kohe välja.
• Kuu lõpus saadab rahvusarhiiv e-arvekeskusse ühe arve kõigi tellimuste kohta, mis asutuse nimel kalendrikuu jooksul tehtud on.

Kui eelistate koondarvet, siis saatke palun oma soov klienditeenindusele, tallinn@ra.ee või tartu@ra.ee.

Põhimõte on, et digisündinud säilikule antakse juurdepääs üle veebi ja selleks pole vaja uurimissaali kohale tulla. Rahvusarhiiv ei ole süsteemiarendusega jõudnud veel nii kaugele, et kasutaja saaks digisäilikuid VAU kaudu tellida või alla laadida. Kui tegemist on digisündinud säilikuga, siis näitab AIS asukohana virtuaalset uurimissaali.

Kui klõpsate nupul „Telli“, ütleb VAU, et digisündinud säilikuid ei saa veel tellida ja soovitab ühendust võtta uurimissaaliga. Selleks, et saaksime korraldada failide kasutamist, saatke oma soov meilitsi tallinn@ra.ee või tartu@ra.ee.

Kui säilikul on seadusest tulenev juurdepääsupiirang või on üleandja ise kehtestanud piirangu, saadab rahvusarhiiv tellimuse teinud ametnikule juurdepääsutaotluse. Taotlusel tuleb täita kohustuslikud väljad ning see digitaalselt allkirjastada. Taotlusele tuleb lisada asutuse kinnituskiri.

Kui ametnik taotleb juurdepääsu omaenda asutuse dokumentidele, siis loetakse see seadusest tulenevaks aluseks ning juurdepääsuotsust ei kaalutleta. Vajadusel saab rahvusarhiiv anda ametnikule n-ö pikaajalise juurdepääsuõiguse, et iga üksiku tellimuse korral ei tuleks täita juurdepääsutaotlust.

Kui ei õnnestu üles leida arhiivi või dokumenti, mida vajate, siis saab rahvusarhiivile esitada küsimuse arhiivipäringu vormi kaudu. Täitke päringuvormil enda ja oma asutuse andmed ning kirjeldage sisu lahtris võimalikult täpselt, mis dokumente otsite. Päringutele vastamine on küll tasuline teenus, kuid juhendamise ja viitamise eest teenustasu ei võeta.