Eestiainelised materjalid välisarhiivides

Andmebaasist teabe saamiseks on kaks võimalust: lihtotsing ja detailotsing. 

Lihtotsingu vormil on otsisõnade sisestamiseks vaid üks lahter. Vastused kuvatakse fondide ja fondi piires säilikute numbrite järjekorras - esimesena kõige väiksema numbriga fond jne. Lihtotsing arvestab kahel erineval väljal (pealkiri ja märkused) oleva teabega, säästes kasutajat vajadusest päringut mitu korda eri väljadelt käsitsi proovida. 

Detailotsinguga saab teavet otsida täpsemate tingimuste alusel. Detailotsingu tulemusi saab tähestikuliselt, kuupäevade või muude tingimuste järgi ka mugavalt sorteerida. Arhivaalide kohta käivaid andmeid saab otsida näiteks nende pealkirjade järgi. Selle otsingu korral võib sisestada suvalisi sõnu või nimesid, näiteks võib katsetada kas mõne perekonnanime, tuttava linna, mõisa või küla nimega või mõne dokumendi laadi tähistava märksõnaga, nagu näiteks kaart, kirjavahetus, protokollid jne. 

Fondi otsingu kaudu saab leida asutusi või isikuid, kelle dokumente ehk arhivaale arhiivis hoitakse. Kõige kasulikum on see otsing siis, kui on teada, milline varem tegutsenud asutus Teid huvitava küsimusega tegeles. Abimehena saab seejuures kasutada Ajalooarhiivi arhiivijuhi 1. ja 2. köidet (kättesaadav ka www.eha.ee fondiloendi kaudu). 

Otsingut saab teostada kas eesti (Läti arhiivid) või vene keeles (Venemaa arhiivid). Venemaa arhiivide puhul erineb arhivaali pealkirjas kasutatav keel arhivaalis kasutatavast üksnes erandjuhtudel; seevastu Läti Riikliku Ajalooarhiivi puhul on olukord vastupidine. Arhivaalide pealkirjade tõlkimise tingis soov muuta otsing võimalikult lihtsaks: pole vaja kasutada ühe ja sama sõna vasteid eri keeltes ega osata läti keelt (paljud nimistud on lätikeelsed, arhivaalid ise aga valdavalt vene või saksa keeles). Erand on tehtud trükiste käsikirjade (kroonikad, uurimused, seaduste ja privileegide kogud, brošüürid jm) puhul, mis on toodud originaalkeeles.